En vanlig missuppfattning hos kunder som köpt Office 365 är att de inte behöver göra backup. Visst borde det vara så att via molntjänster får man lagringen i molnet och Microsoft har väl en hög nivå på sin IT-säkerhet? Microsoft har självklart hög datasäkerhet och skyddar sina servrar från dataförluster genom att lagra kopior på olika geografiska platser. Som en svensk kund får du normalt din data lagrad på Irland och i Holland. Sedan genomför man också backuper på dessa servrar, men de är inte till för kunder utan för att skydda den interna IT-driften om en katastrof skulle inträffa. Därför är det viktigt att du som Office 365-kund förstår hur det fungerar och nedan har vi försökt förklara detta.
Backup är nödvändigt även för Office 365
Dokument som raderas i OneDrive eller SharePoint läggs i tjänstens papperskorg som ger en form av korttidsbackup eller lagring av filer som tagits bort. Papperskorgen hanteras av den som har kontot och filer kan återställas på egen hand. Normalt ligger filerna kvar i webbplatsens papperskorg i 30 dagar. Efter 30 dagar, eller om filer i papperskorgen tas bort, hamnar de istället i en andra papperskorg, webbplatssamlingens papperskorg. Härifrån kan administratören vid behov återta filen. Filer ligger kvar i 93 dagar sammanlagt i båda papperskorgar. Efter den tiden finns inget skydd för förstörda filer eller möjlighet att återta filer. I Office 365 finns även versionshantering som innebär att man kan återskapa tidigare versioner av dokument men även här finns en gräns på i snitt 90 dagar. Längre bak än så kan man inte återskapa dokument. Det är viktigt att kontrollera att versionshanteringen är aktiverad.
Om man som kund drabbas av kryptovirus på sin enhet kommer de krypterade filerna att synkas online nästa gång du kopplar upp dig mot molnet. I Office 365 kan du normalt återskapa dokument till tidigare versioner, men en del kryptovirus döper om filnamnen vilket innebär att det inte är möjligt. I så fall blir en traditionell backup den enda lösningen. Detsamma gäller om ert företag har behov av backup i mer än cirka 90 dagar – vilket i stort sett alla har. Om ditt företag inte redan har backup av Office 365 behöver ni alltså så snart som möjligt komplettera med en backup-tjänst.
Hör av dig till vår säljavdelning på sales@storegate.se så hjälper vi dig att hitta rätt lösning till just ert företag. Vi har även ett brett återförsäljarnätverk som kan hjälpa till på plats.
