När GDPR införs (den 25 maj 2018) så gäller det att inte låta känslig information cirkulera i mail. GDPR står för General Data Protection Regulation och är EU:s nya dataskyddsförordning. Den kommer att omfatta alla företag som hanterar och lagrar personuppgifter. Enligt GDPR är en personuppgift all information som är kopplad till en levande person, t.ex. namn, foton, e-postadresser, IP-adresser, platsinformation etc.
Ett av problemen med att skicka känslig information via mail är att det skickas mellan e-postservrar över Internet och det passerar ofta andra servrar på vägen. Ett annat problem är att det blir svårare för dig att leva upp till rätten att bli bortglömd om du måste söka igenom allas e-postkorgar för att ta bort en personuppgift. Med uppgifterna på ett och samma ställe kan ni enkelt ta bort de personuppgifter hos kunder eller anställda som kräver att bli bortglömda. Med Storegate kan du istället dela ut filen med lösenord samt hindra fler än en mottagare att ladda ner filen. Så här enkelt är det:
1. Logga in på ditt Storegate-konto
2. Högerklicka på den fil du vill dela och välj ”Dela” (om du inte redan har filen lagrad så kan du helt enkelt bara dra in den på din lagringsyta med drag´n´drop).
3. Då skapas en publik länk. Välj ”Fler alternativ”
4. Klicka i ”Skydda mot lösenord” (om du vill få förslag på lösenord så kan du klicka på ”Generera”). Klicka sedan i ”Stoppa åtkomst efter visningar” och ange t.ex. ”1” om du bara vill att mottagaren ska få ladda ner filen en gång.
5. Tryck på ”Spara”. Nu kan du välja att maila länken direkt eller att kopiera in den i ett mail i ditt egna mailprogram. OBS! Maila inte lösenordet utan skicka det gärna separat via ett SMS. Klart!
Du kan även dela hela mappar på samma säkra sätt och via en utdelad mapp kan du även samla in känslig information.
