Digital signering ger ett enkelt och användarvänligt sätt att underteckna avtal, dokument och annan sekretessbelagd information på ett lagligt, juridiskt korrekt och säkert sätt. Idag berättar vi mer om de fördelar som kommer med då man flyttar verksamhetens avtalsprocesser till ett svenskt moln.
5 fördelar med digital signering
1. Effektivare avtalsprocesser
Traditionell signering av pappersavtal är ofta en långsam process. Det kräver mycket administrativt arbete i form av utskrifter, posthantering och arkivering. Dessutom tas tid i anspråk vid själva undertecknandet, i synnerhet om flera parter ska skriva under samma dokument.
När man går över till digital signering märker man snabbt hur mycket tid som finns att spara. Med bara några få klick kan du och dina kollegor ha era avtal redo för signering. Digitala signaturer möjliggör att ett och samma dokument kan undertecknas av flera undertecknare oavsett plats. Det blir enklare och effektivare, för både dig och dina kunder. En stor fördel, inte minst när mycket arbete numera sker på distans. Som bonus slipper man pappers- och posthanteringen, och självklart finns alla dokument sparade digitalt.
2. Hantera dina avtal oavsett enhet
På resande fot och avtal måste signeras? Inga problem med digital signering! Digital signering gör att du kan hantera alla dina avtal och dokument oberoende av vilket enhet du använder. Det är lika enkelt att skapa och signera avtal i datorn som i mobilen. En annan stor fördel är att alla avtal finns lättillgängliga, även om du inte har datorn tillhands. Med en enkel och användarvänlig tjänst som kan hanteras även via mobil kortas tiden för avtalsskrivning ofta betydligt.
3. Högre säkerhet och spårbarhet
Med digital signering höjs säkerheten. Varje e-signatur är tidsstämplad och dessutom kan man som utfärdare se till undertecknaren behöver verifiera sig med BankID innan hen får tillgång till dokumentet som ska signeras. Utöver det blir hela avtalsprocessen också spårbar, varje steg finns dokumenterat och signaturer går att verifiera via en QR-kod i det färdiga avtalet. Med Storegate får alla avtal kvalificerade signaturer med tidsstämpel för långtidsarkivering i PAdES-format. Certifikatet som förseglar dokumenten finns på EUTL (European Union Trusted List) samt AATL (Adobe Approved Trusted List). Alla dokument som signeras med Storegate är avancerade och kvalificerade underskrifter och godkända enligt eIDAS-lagstiftning.
4. Miljö
Digitala signaturer sparar inte bara tid och pengar. Genom digital signering kan du bidra till en grönare planet. Med minskad pappershantering och minskat resande för avtalsskrivning blir också miljön vinnare när man flyttar avtalsprocessen digitalt. Om vi kan undvika onödiga utskrifter av dokument får vi minskad förbrukning av papper och skog, dessutom kan vi minska på onödiga resor och distribution vilket leder till minskade utsläpp.
5. Kontroll och översikt på avtalen
Genom att använda digital signering samlar du alla avtal och får full kontroll. Det blir enkelt att få en översikt på vilka avtal som finns ute för signering, se vilka undertecknare som har signerat och påminna de som ännu inte signerat. Färdiga avtal kan arkiveras och finns sedan tillgängliga att enkelt plocka fram vid behov.
Redo att börja signera digitalt?
Med Storegate får du digital signering i en svensk molntjänst. Det innebär att du, utöver ovan nämnda fördelar, även får en signeringstjänst som är GDPR-säker då all lagring av data sker i Sverige. Det gör det enkelt för dig att följa GDPR eftersom du aldrig behöver oroa dig för att personuppgifter hanteras utanför Sveriges gränser. Signeringstjänsten är trygg att använda för både företag och offentlig sektor, tjänsten har full regelefterlevnad vad det gäller de krav om sekretess som återfinns i Offentlighet och sekretesslagen (OSL), Patientdatalagen (PDL), Socialtjänstlagen (SoL), Skollagen.
Är du nyfiken på att få veta mer? Läs mer här och boka en kostnadsfri demo av vår signeringstjänst.
