Att förvaringen av bokföringen är viktig vet i stort sätt alla företag. Men visste du att nedanstående gäller enligt Bokföringslagen (BFL)? Därför är det viktigt att veta var informationen lagras på olika molntjänster. Använder du Storegates tjänster så behöver du inte fundera på detta, du och ditt företag kan vara säkra på att bokföringen förvaras i Sverige.
Detta gäller enligt Bokföringslagen och Bokföringsnämndens rekommendationer:
- Räkenskapsinformation ska sparas i sju år (BFL 7 kap. 2§).
- Original anses vara det format man erhåller informationen på och ska sparas i det formatet (BFL 7 kap. 1§). T.ex. får man en pdf-faktura via mail så är det pdf:en som är original och ska sparas i det formatet.
- Räkenskapsinformation får föras över från ett format (t.ex. papper) till ett annat (t.ex. ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom fotografering eller skanning överföra räkenskapsinformationen som tagits emot i pappersform till elektronisk form. Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (BFL 7 kap. 6§).
- Räkenskapsinformation som lagras på maskinläsbart medium och som fortfarande används i det löpande bokföringsarbetet ska säkerhetskopieras. Motsvarande gäller räkenskapsinformation som inte längre används i det löpande bokföringsarbetet men som lagras på ett lagringsmedium på vilket det läggs till eller uppdateras data. (BFNAR 2013:2 punkt 8.2).
- All räkenskapsinformation ska förvaras i Sverige. Om det ska förvaras utomlands ska det anmälas (eller i vissa fall ansökas om) till Skatteverket (BFL 7 kap. 2-3§).
Mer info Bokföringsnämnden: http://bfn.se/sv/fragor-och-svar/arkivering
Skatteverket: https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/edition/2018.2/324687.html
Bokföringslagen (kap 7 Arkivering): https://www.riksdagen.se/sv/dokument-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/bokforingslag-19991078_sfs-1999-1078
